Koncern med flere selskaber: frister på tværs

Kort fortalt: En koncern er ikke én juridisk enhed med én frist — det er flere selvstændige selskaber, der hver har deres egen årsrapportfrist og deres egen generalforsamling. At regnskabsårene ofte er ens, gør det let at tro, at fristerne hænger sammen. Det gør de ikke.

Hvad en koncern egentlig er

Et holdingselskab er et selskab, hvis formål er at eje et andet selskab. Flere selskaber, der hænger sådan sammen — et moderselskab og et eller flere datterselskaber — kaldes samlet en koncern. Juridisk er hvert selskab i koncernen sin egen enhed med sit eget CVR-nummer, sin egen ledelse (selvom det ofte er de samme personer) og sine egne pligter over for Erhvervsstyrelsen.

Hvorfor fristerne ikke automatisk følges ad

Årsrapporten for hvert selskab i koncernen skal være indberettet senest 6 måneder efter det pågældende selskabs regnskabsårs afslutning, jf. årsregnskabslovens § 138. Har holdingselskabet og driftsselskabet samme regnskabsår — hvilket de fleste koncerner vælger, fordi det gør konsolideringen enklere — falder de to frister på samme dato. Men det er to adskilte indberetninger, to adskilte generalforsamlinger, der hver skal holdes i så god tid, at den godkendte årsrapport kan nå frem inden fristen (selskabslovens § 88, stk. 2) — ikke én fælles proces.

Bliver driftsselskabets regnskab forsinket af en eller anden grund, smitter det ikke automatisk holdingselskabets frist eller omvendt. Men bliver begge glemt, fordi ingen har husket, at der var to selskaber at holde styr på, rammer den personlige afgift ledelsen i begge — hver for sig.

Hvor det typisk går galt i praksis

Det sjældne tilfælde er, at et enkeltstående selskab glemmer sin frist. Det almindelige tilfælde er, at et selskab, der lige er blevet en koncern — typisk efter en skattemæssigt motiveret omstrukturering til holding og drift — mister overblikket, fordi der pludselig er dobbelt så mange datoer at holde styr på, og kalenderen kun havde plads til den ene.

Hvad der reelt løser det

Ikke mere disciplin — et system, der kender begge selskaber og regner deres frister uafhængigt af hinanden, uanset om de deler regnskabsår eller ej. Et selskab, der stiftes som holding sammen med et eksisterende driftsselskab, får sin egen frist fra dag ét, og den skal overvåges lige så nøje som den anden.

Ejerbog og referater følger samme mønster

Det samme gælder ejerbogen og generalforsamlingsreferaterne: hvert selskab i koncernen fører sin egen ejerbog og holder sin egen generalforsamling, selv når det er de samme mennesker, der ejer og leder begge. Et holdingselskab, der ejer et driftsselskab, skal selv have sin ejerbog ført korrekt — det er ikke noget, driftsselskabets papirer automatisk dækker for det. Jo flere selskaber, koncernen vokser til, jo mere udtalt bliver behovet for at se dem samlet, i stedet for hver for sig.

Se jeres selskab og se, hvor mange frister der reelt løber i jeres koncern lige nu.