Databehandleraftale

1 Parterne og aftalens omfang

Denne aftale regulerer behandlingen af personoplysninger på vegne af kunden hos Notarium (»Notarium«). Kunden er dataansvarlig for de oplysninger om ejere, ledelse, interessenter og medarbejdere, som lægges ind i Notarium; Notarium er databehandler.

Aftalen indgås som en integreret del af abonnementsaftalen og gælder, så længe Notarium behandler personoplysninger for kunden.

2 Instruks

Notarium behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra kunden. Kundens brug af tjenesten — de guider, der gennemføres, de dokumenter, der produceres, de anmeldelser, der indsendes — udgør den løbende instruks.

Notarium underretter kunden, hvis en instruks efter Notariums opfattelse er i strid med databeskyttelseslovgivningen.

3 Fortrolighed

Notarium sikrer, at de personer, der har adgang til personoplysningerne, er underlagt fortrolighedspligt, og at adgang kun gives i det omfang, det er nødvendigt for at levere tjenesten.

4 Sikkerhed (artikel 32)

Notarium træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder: kryptering af data i transit og på lager; rollebaseret adgangskontrol; obligatorisk tofaktorgodkendelse for administrativt personale; fuld revisionslog over adgang og ændringer; adskillelse af kundedata; krypterede, testede sikkerhedskopier; og logning af al adgang til dokumentlageret.

Foranstaltningerne gennemgås mindst årligt og ved væsentlige ændringer i tjenesten.

5 Underdatabehandlere

Kunden giver generel godkendelse til brug af underdatabehandlere. Notarium fører en aktuel liste og varsler ændringer med mindst 30 dages varsel, så kunden kan gøre indsigelse.

De aktuelle underdatabehandlere er opregnet med navn, formål, behandlingssted og overførselsgrundlag i bilag B nederst på denne side.

6 Overførsel til tredjelande

Behandling sker som udgangspunkt i EU/EØS. Overførsel til tredjelande sker kun på et gyldigt overførselsgrundlag og efter forudgående information til kunden.

7 Bistand til den dataansvarlige

Notarium bistår kunden med at opfylde forpligtelserne efter forordningens artikel 32–36 og med at besvare anmodninger fra registrerede, i det omfang det er relevant for de oplysninger, Notarium behandler for kunden.

Bistanden ydes uden særskilt vederlag, medmindre der er tale om et usædvanligt omfang.

8 Brud på persondatasikkerheden

Notarium fører en intern log over alle brud, herunder de foranstaltninger der er truffet.

9 Revision og tilsyn

Notarium stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af denne aftale, og giver mulighed for revision, herunder inspektion, gennemført af kunden eller en revisor bemyndiget af kunden, med rimeligt varsel og under hensyn til andre kunders fortrolighed.

10 Sletning og tilbagelevering ved ophør

Ved ophør sletter eller tilbageleverer Notarium efter kundens valg de personoplysninger, der behandles for kunden.

Kunden kan til enhver tid — også efter ophør — hente selskabets dokumenter ud.

11 Ansvar og ikrafttræden

Ansvar mellem parterne følger abonnementsaftalens ansvarsbestemmelser. Aftalen træder i kraft samtidig med abonnementet og ophører, når al behandling for kunden er afsluttet.

Bilag A — behandlingens karakter

Formål: levering af selskabsadministration som software — produktion, underskrift, registrering og opbevaring af selskabsdokumenter samt beregning af og påmindelse om frister.

Kategorier af registrerede: kunders brugere, selskabets ejere og reelle ejere, ledelsesmedlemmer, underskrivere, revisorer og øvrige kontaktpersoner.

Kategorier af oplysninger: navn, adresse, e-mail, telefonnummer, rolle i selskabet, ejerandele, fødselsdato hvor det kræves af registret, underskriftsbeviser (tidspunkt, IP-adresse, browser), og — udelukkende midlertidigt til en konkret registrering — CPR-numre.

Følsomme oplysninger behandles ikke.