Jura
Privatlivspolitik
Hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor, hvor længe — og hvordan retten til sletning forholder sig til den opbevaringspligt, selskabs- og bogføringsloven pålægger selskabets dokumenter.
Senest opdateret 23. august 2026 11 afsnit
1 Dataansvarlig
Notarium er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om besøgende på hjemmesiden, om kontaktpersoner hos kunder og potentielle kunder, og om vores egne brugere.
For de personoplysninger, kunden lægger ind om sit selskabs ejere, ledelse og øvrige interessenter, er kunden dataansvarlig, og Notarium er databehandler. Det forhold reguleres af databehandleraftalen.
2 Hvilke oplysninger vi behandler
Kontaktoplysninger: navn, e-mail, telefonnummer, selskab og CVR-nummer, samt indholdet af de beskeder, I sender os.
Brugsoplysninger: login-tidspunkter, hvilke sider og handlinger en bruger foretager i systemet, og teknisk log med IP-adresse — nødvendigt for sikkerhed og for revisionssporet.
Selskabsdokumenter: de dokumenter, guiderne producerer eller I lægger ind, herunder navne, adresser og roller på ejere, ledelse og underskrivere.
Underskriftsbeviser: hvem der har underskrevet hvad hvornår, fra hvilken IP-adresse og med hvilken browser, samt en kryptografisk kontrolsum af det underskrevne dokument. Beviset er hele pointen med en digital underskrift og kan ikke fravælges.
CVR-opslag: når nogen slår et CVR-nummer op på forsiden, gemmer vi nummeret og resultatet som et lead, så vi kan følge op.
CPR-numre: vi opbevarer ikke CPR-numre som en del af selskabsmappen. Enkelte registreringer hos Erhvervsstyrelsen kræver CPR-numre; de indsamles i så fald udelukkende til den konkrete anmeldelse, opbevares krypteret, er kun synlige for den medarbejder, der udfører anmeldelsen, og slettes automatisk, når registreringen er bekræftet.
3 Formål og behandlingsgrundlag
Opfyldelse af aftalen med jer, herunder at producere dokumenter, beregne frister, indsende anmeldelser og sende påmindelser — databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Overholdelse af retlige forpligtelser, herunder bogføringslovens krav til regnskabsmateriale og selskabslovens krav til opbevaring af selskabsdokumenter — artikel 6, stk. 1, litra c.
Vores legitime interesse i at drive og sikre tjenesten, følge op på henvendelser og CVR-opslag samt forsvare retskrav — artikel 6, stk. 1, litra f.
4 Sletning og opbevaringspligt — hvordan de to hænger sammen
Retten til sletning gælder ikke, når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som Notarium eller kunden er underlagt, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares — databeskyttelsesforordningens artikel 17, stk. 3, litra b og e.
Selskabsretten pålægger netop sådanne forpligtelser. Stiftelsesdokumenter, vedtægter i alle versioner, ejerbogen, generalforsamlingsprotokollater og anden dokumentation for kapitalændringer skal opbevares varigt. Regnskabsmateriale, herunder årsrapporter og revisorerklæringer, skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens § 12.
Konsekvensen er, at vi ikke sletter et underskrevet selskabsdokument, fordi en person, der optræder i det, beder om det. Et generalforsamlingsreferat fra 2027 med navnet på dirigenten er selskabets lovpligtige dokumentation, ikke en markedsføringsliste.
Det, vi kan slette, sletter vi: kontaktoplysninger vi ikke længere har grundlag for at have, leads uden opfølgning, brugerkonti og deres personlige indstillinger, og alle oplysninger der ikke er omfattet af en opbevaringspligt. CPR-numre slettes automatisk, når anmeldelsen er bekræftet.
Beder I om sletning, svarer vi konkret: hvad vi sletter, hvad vi beholder, og hvilken hjemmel vi beholder det på.
5 Opbevaringsperioder
Selskabsdokumenter med varig opbevaringspligt: så længe selskabet består, og derefter i det omfang lovgivningen kræver det.
Regnskabsmateriale: fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Leads og henvendelser uden efterfølgende kundeforhold: op til to år efter sidste kontakt.
Teknisk log og adgangslog: op til 12 måneder.
CPR-numre indsamlet til en registrering: slettes automatisk, når registreringen er bekræftet.
6 Modtagere og databehandlere
Vi bruger databehandlere til hosting, fillagring, e-mail, sms, betaling og fejlovervågning. Alle er underlagt en databehandleraftale, og listen fremgår af vores databehandleraftale.
Vi videregiver oplysninger til Erhvervsstyrelsen, når det er nødvendigt for at gennemføre en registrering, I har bedt om, samt til Skattestyrelsen hvor en registrering kræver det.
Vi sælger aldrig personoplysninger og bruger dem ikke til profilering eller annoncering hos tredjeparter.
7 Placering og overførsel til tredjelande
Applikation, database og dokumentlager ligger i EU. Hvor en databehandler er etableret uden for EU/EØS, sker overførsel kun på gyldigt overførselsgrundlag, og vi tilstræber altid EU-hostede alternativer for indhold, der omfatter selskabsdokumenter.
8 Sikkerhed
Kryptering i transit og på lager, adgangsstyring med rollebaserede rettigheder, tofaktorgodkendelse for vores eget personale, fuldt revisionsspor over hvem der har set og ændret hvad, og krypterede sikkerhedskopier.
9 Cookies
Vi bruger kun nødvendige cookies: en sessionscookie til at holde jer logget ind og en cookie til beskyttelse mod formularmisbrug. Vi bruger ikke tracking-cookies eller reklamenetværk, og derfor er der ikke noget cookiebanner at klikke væk.
10 Jeres rettigheder
I har ret til indsigt, berigtigelse, sletning i det omfang der ikke gælder en opbevaringspligt, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Henvendelser besvares hurtigst muligt og senest inden for en måned.
I kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, [email protected].
11 Kontakt
Spørgsmål om denne politik eller om behandlingen af jeres oplysninger sendes via kontaktsiden.