Ejerbogen: hvad loven kræver, og hvad der sker, hvis den mangler

Kort fortalt: Ejerbogen er selskabets egen liste over, hvem der ejer hvor meget, og loven kræver, at ledelsen fører den fra dag ét. Mangler den, er det bødebelagt — og den dag selskabet skal sælges, belånes eller igennem en revisorgennemgang, skal ejerhistorikken kunne dokumenteres, ikke bare huskes.

Hvad loven faktisk kræver

Selskabslovens § 50 pålægger ledelsen at føre en fortegnelse over alle selskabets ejere, hurtigst muligt efter stiftelsen. Det er ikke en anbefaling eller god praksis — det er et lovkrav, der gælder, uanset om selskabet har én ejer eller ti, og uanset om ejerkredsen nogensinde ændrer sig.

Hvad ejerbogen skal vise

En ejerbog skal kunne svare på et enkelt, men afgørende spørgsmål på ethvert tidspunkt i selskabets historie: hvem ejede hvad, og hvornår ændrede det sig? Det gælder den oprindelige fordeling ved stiftelsen, enhver senere overdragelse af anparter — ved salg, gave eller arv — og enhver kapitalforhøjelse, der ændrer, hvor mange anparter der findes, og hvem der har dem.

Konsekvensen af at mangle den

Manglende ejerbog er bødebelagt, jf. selskabslovens § 367. Men den praktiske konsekvens rækker som regel videre end selve bøden: den dag selskabet skal sælges, en bank skal vurdere en belåning, eller en revisor skal lave en due diligence, er ejerbogen noget af det første, der bliver bedt om. Mangler den, eller stemmer den ikke med virkeligheden, skal ejerhistorikken rekonstrueres — ofte år tilbage, og ofte uden at alle de nødvendige dokumenter stadig findes.

Hvorfor den ofte glipper i praksis

Ejerbogen er sjældent noget, et lille selskab bevidst vælger ikke at føre — den glipper, fordi den ikke er en engangsopgave. Hver gang en anpart skifter ejer, eller kapitalen ændrer sig, skal bogen opdateres samme dag, ikke ved næste lejlighed. I selskaber, hvor det håndteres manuelt i et regneark eller slet ikke, er det netop den løbende opdatering, der falder væk over tid.

Ejerbogen hænger sammen med de øvrige registre

Ejerbogen er selskabets EGET register. Den er ikke det samme som Det Offentlige Ejerregister, som viser ejere med mindst 5 procent udadtil, eller registreringen af selskabets reelle ejere — men de tre bør stemme overens, for en uoverensstemmelse mellem dem er netop det, en køber eller en myndighed lægger mærke til først.

Er I i tvivl, om jeres ejerbog rent faktisk stemmer, kan I tage Selskabstjekket og få et ærligt svar på 60 sekunder.