E-signatur på selskabsdokumenter: hvad gælder uden MitID?

Kort fortalt: Der er ikke et lovkrav om, at et selskabs interne beslutninger — referater, vedtægter, stiftelsesdokumentet — skal underskrives med MitID. Det afgørende er, at underskriften er sporbar og entydig: hvem underskrev, hvornår, og på hvilken version af dokumentet.

Hvorfor MitID ikke er det samme spørgsmål

MitID er den danske stat og bankernes fælles løsning til at bekræfte, hvem en borger er, over for offentlige og finansielle systemer. Det er ikke det samme spørgsmål som "kan et selskab dokumentere, at dets egen ledelse har truffet en beslutning". Et selskabs interne dokumenter — et generalforsamlingsreferat, en vedtægtsændring — er selskabets egne papirer, underskrevet af de mennesker, der har retten til at underskrive dem. Det er en aftaleretlig og selskabsretlig sammenhæng, ikke en offentlig myndighedskontrol af en enkelt borgers identitet.

Hvad en digital underskrift faktisk skal levere

Det, der gør en underskrift brugbar som bevis, er ikke, hvilken teknologi der ligger bag — det er, om den kan besvare tre spørgsmål bagefter: hvem underskrev, hvornår blev det gjort, og var det den endelige version af dokumentet, der blev underskrevet, ikke et udkast, der senere blev ændret. En scannet håndskrevet underskrift på en PDF, der frit kan redigeres bagefter, besvarer ingen af de tre spørgsmål særlig godt. Et system, der logger tidspunkt, underskriver og en fast version af dokumentet, gør.

Hvor det bliver relevant

Ved et salg af selskabet, ved en bankkredit eller ved en skattesag er det ofte netop det spørgsmål, der bliver stillet: kan I vise, at denne beslutning faktisk blev truffet af de rigtige mennesker på det tidspunkt, referatet siger? Et selskab, der kan svare med et sporbart, tidsstemplet dokument, er i en markant bedre position end et, der kun har en scannet underskrift uden nogen historik bagved.

Hvad det ikke er en løsning på

En digital underskrift erstatter ikke selve beslutningsprocessen — kravene til, hvem der må beslutte hvad, og hvilket flertal der kræves, ligger i selskabsloven, uafhængigt af hvordan referatet bagefter underskrives. Underskriften dokumenterer beslutningen; den er ikke selve gyldigheden af den.

Hvad I selv bør kunne svare på

Uanset hvilket system I bruger til at underskrive selskabets dokumenter, er det værd at kunne svare klart på tre spørgsmål, hvis nogen udefra spørger: hvem underskrev referatet, hvornår skete det, og kan I vise, at det er den samme version, alle parter forholdt sig til. Kan I ikke det i dag, er det ikke underskriftsmetoden, der er problemet — det er, at ingen har samlet dokumenterne ét sted med en historik bagved.

Se jeres selskab og se, hvordan jeres egne dokumenter kan underskrives og opbevares sporbart fremover.